Archivos de Trámite y/o Únicos

Cada archivo de trámite tiene un responsable designado por el titular del área correspondiente.

Estos servidores públicos deben contar con la preparación necesaria y, en caso de requerirse, reciben capacitación para garantizar el manejo adecuado de los archivos.

En sus tareas pueden ser apoyados por archivistas de enlace, quienes colaboran en la integración, foliación y custodia de los expedientes.

Los responsables de los Archivos de Trámite tienen como tareas:

• Integrar y organizar los expedientes que produce, usa o recibe el área.
• Elaborar inventarios para facilitar la localización y consulta de documentos.
• Resguardar la información clasificada conforme a la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública.
• Colaborar con la Dirección del Archivo Judicial en la elaboración de instrumentos y criterios archivísticos.
• Depurar periódicamente los documentos y realizar las transferencias primarias al Archivo de Concentración.
• Identificar los expedientes con valor histórico.
• Promover la baja documental de expedientes que ya cumplieron su vigencia y no tienen valor histórico.

Los responsables de Archivos Únicos deben:

• Organizar, conservar y administrar de forma homogénea los documentos recibidos.
• Mantener los expedientes ordenados y debidamente costurados.
• Controlar las entradas y salidas de cada documento.
• Coordinar con los Archivos de Trámite la elaboración de inventarios y depuración.
• Brindar servicios de préstamo y consulta de expedientes judiciales conforme al manual de operaciones del Sistema Institucional de Archivos.

• Los expedientes solo pueden regresar al área que los generó, mediante solicitud expresa y por los conductos establecidos.
• La consulta de expedientes judiciales está permitida únicamente a las partes interesadas o sus autorizados, y siempre debe registrarse de manera sistemática.